INTRODUCCION A EXCEL

Excel es un programa del tipo Hoja de Cálculo que permite realizar operaciones con números organizados en una cuadrícula. Es útil para realizar desde simples sumas hasta cálculos de préstamos hipotecarios. 

Ahora vamos a ver cuáles son los elementos básicos de Excel 2003:

FUNCIONES 

Empezaré diciendo que Excel tiene más de 327 funciones divididas por categorías (sin contar claro está con las que el usuario puede definir), estas son:

1.- Funciones de complemento y automatización
2.- Funciones de cubo
3.- Funciones de base de datos
4.- Funciones de fecha y hora
5.- Funciones de ingeniería
6.- Funciones financieras
7.- Funciones de información
8.- Funciones lógicas
9.- Funciones de búsqueda y referencia
10.- Funciones matemáticas y trigonométricas
11.- Funciones estadísticas
12.- Funciones de texto

DEFINICION DE FUNCIONES

Empezaré con las mas comunes para luego ir agregando. La clasificación que hago es un tanto personal, como podrán ver, hay algunas funciones puestas en varias categorías en forma simultanea.

LAS MAS COMUNES

A estas funciones se puede acceder en forma rápida desde el icono ya que haciendo clic en el triangulito se despliega un menú emergente con botones a todas ellas( Excel 2007 y 2003 ).

• SUMA 
• PROMEDIO MAX
• MIN
• CONTAR

FUNCIONES QUE SUMAN y CUENTAN( algunas de acuerdo a una condición)

• SUMA

• CONTAR

• SUMAR.SI

• SUMAR.SI.CONJUNTO

• CONTAR.SI

• CONTAR.SI.CONJUNTO

• CONTAR.BLANCO

• CONTARA 

  FUNCIONES CONDICIONALES  

  • SI CONTAR

  • CONTAR.SI.CONJUNTO
    SUMAR.SI

  • SUMAR.SI.CONJUNTO 

     

    
    

    FUNCIONES LOGICAS

Una proposición lógica es una afirmación que puede se VERDADERA o FALSA pero no ambas a la vez y justamente los argumentos de las funciones lógicas son proposiciones lógicas. También las funciones lógicas devuelven resultados VERDADERO o FALSO. Esta es una definición que se cumple en forma estricta solamente para las siguientes funciones:

•   Y 

•  O

• NO

 

FUNCIONES DE BÚSQUEDA Y REFERENCIA

• DESREF

• INDICE

• COINCIDIR

• INDIRECTO

• HIPERVINCULO

FUNCIONES DE INFORMACION

• ESERROR

FUNCIONES DE TEXTO

• CONCATENAR

FUNCIONES MATEMATICAS

• SUMAPRODUCTO

FUNCIONES DE FECHA Y HORA

• HOY

•  REFLEXION:

 "Microsoft Office Excel 2003 permite al usuario realizar gran variedad de operaciones aritmeticas de una forma facil y rapida mediante el uso de funciones pestablecidas en el programa. Pero no solo es util al momento de las matematicas, tambien muestra funciones lógicas como por ejemplo tiene la capasidad de hacer y responder preguntas del tipo verdadero-falso, Excel ofrece una interfaz de usuario ajustada a las principales características de las hojas de cálculo, en esencia manteniendo ciertas premisas que pueden encontrarse en la hoja de cálculo original, el programa muestra las celdas organizadas en filas y columnas, y cada celda contiene datos o una fórmula, con referencias relativas o absolutas a otras celdas."

Como Usar Excel 2003

Como Usar Excel 2003

Movimiento rápido en la hoja

Tan solo una pequeña parte de la hoja es visible en la ventana de documento. Nuestra hoja, la mayoría de las veces, ocupará mayor número de celdas que las visibles en el área de la pantalla y es necesario moverse por el documento rápidamente. Cuando no está abierto ningún menú, las teclas activas para poder desplazarse a través de la hoja son:
MOVIMIENTO TECLADO Celda Abajo FLECHA ABAJO Celda Arriba FLECHA ARRIBA Celda Derecha FLECHA DERECHA Celda Izquierda FLECHA IZQUIERDA Pantalla Abajo AVPAG Pantalla Arriba REPAG Celda A1 CTRL+INICIO Primera celda de la columna activa FIN     FLECHA ARRIBA Última celda de la columna activa FIN     FLECHA ABAJO Primera celda de la fila activa FIN     FLECHA IZQUIERDA o  INICIO Última celda de la fila activa FIN     FLECHA DERECHA
Otra forma rápida de moverse por la hoja cuando se conoce con seguridad la celda donde se desea ir es utilizando el cuadro de diálogo Ir a que aparece a la derecha: Se escribe en el recuadroReferencia, la dirección de la celda a la que se quiere desplazar. Después hacemos clic en Aceptar.
Para acceder al cuadro de diálogo Ir a podemos pulsar la tecla F5, podemos usar el teclado con la combinación Ctrl+I ó también podemos desplegar el menú Edición y seleccionar la opción Ir a...
Siempre puedes utilizar el ratón, moviéndote con las barras de desplazamiento para visualizar la celda a la que quieres ir, y hacer clic sobre ésta.
Si quieres practicar estas operaciones puedes realizar este Ejercicio de desplazamiento en una hoja.   Guardar un libro de trabajo Cuando empezamos a crear un libro de trabajo y queremos poder recuperarlo en otra ocasión para modificarlo, imprimirlo, en fin, realizar cualquier operación posterior sobre éste, tendremos que almacenarlo en alguna unidad de disco, esta operación se denomina Guardar. También cuando tengamos un libro ya guardado y lo modifiquemos, para que los cambios permanezcan deberemos guardar el libro antes de cerrar. Para almacenar un libro de trabajo, podemos utilizar varios métodos.   Un método consiste en almacenar el archivo asignándole un nombre : Selecciona el menú Archivo y elige la opción Guardar como... Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo : Si el fichero ya existía, es decir ya tenía un nombre, aparecerá en el recuadro Nombre de archivo su antiguo nombre, si pulsas el botón Guardar, sin indicarle una nueva ruta de archivo, modificaremos el documento sobre el cual estamos trabajando. Por el contrario si quieres crear otro nuevo documento con las modificaciones que has realizado, sin cambiar el documento original tendrás que seguir estos pasos: En el recuadro Guardar en haz clic sobre la flecha de la derecha para seleccionar la unidad donde vas a grabar tu trabajo. Observa como en el recuadro inferior aparecen las distintas subcarpetas de la unidad seleccionada. Haz doble clic sobre la carpeta donde guardarás el archivo. En el recuadro Nombre de archivo, escribe el nombre que quieres ponerle a tu archivo. y por último haz clic sobre el botón Guardar. Otro método consiste en almacenar el archivo con el mismo nombre que tenía antes de la modificación. Para ello : Selecciona la opción Guardar del menú Archivo. O bien, haz clic sobre el botón Guardar  de la Barra de Herramientas, se guardará con el mismo nombre que tenía. También puedes utilizar la combinación de teclas Ctrl +G. Si el archivo era nuevo, aparecerá el cuadro de diálogo Guardar como... que nos permitirá darle nombre y elegir la ruta donde lo vamos a guardar. Introducir Fórmulas y Funciones Una función es una fórmula predefinida por Excel2003 (o por el usuario) que opera con uno o más valores y devuelve un resultado que aparecerá directamente en la celda o será utilizado para calcular la fórmula que la contiene. La sintaxis de cualquier función es: nombre_función(argumento1;argumento2;...;argumentoN) Siguen las siguientes reglas: - Si la función va al comienzo de una fórmula debe empezar por el signo =. - Los argumentos o valores de entrada van siempre entre paréntesis. No dejes espacios antes o después de cada paréntesis. - Los argumentos pueden ser valores constantes (número o texto), fórmulas o funciones. - Los argumentos deben de separarse por un punto y coma ;. Ejemplo: =SUMA(A1:C8) Tenemos la función SUMA() que devuelve como resultado la suma de sus argumentos. El operador ":" nos identifica un rango de celdas, así A1:C8 indica todas las celdas incluidas entre la celda A1 y la C8, así la función anterior sería equivalente a: =A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8+B1+B2+B3+B4+B5+B6+B7+B8+C1+C2+C3+C4+C5+C6+C7+C8 En este ejemplo se puede apreciar la ventaja de utilizar la función. Las fórmulas pueden contener más de una función, y pueden aparecer funciones anidadas dentro de la fórmula. Ejemplo: =SUMA(A1:B4)/SUMA(C1:D4) Existen muchos tipos de funciones dependiendo del tipo de operación o cálculo que realizan. Así hay funciones matemáticas y trigonométricas, estadísticas, financieras, de texto, de fecha y hora, lógicas, de base de datos, de búsqueda y referencia y de información. Para introducir una fórmula debe escribirse en una celda cualquiera tal cual introducimos cualquier texto, precedida siempre del signo =. Si quieres conocer más sobre los operadores más utilizados y las precedencias de los operadores visita nuestro básico . Insertar función con el asistente   Una función como cualquier dato se puede escribir directamente en la celda si conocemos su sintaxis, pero Excel2003 dispone de una ayuda o asistente para utilizarlas, así nos resultará más fácil trabajar con ellas. Si queremos introducir una función en una celda: Situarse en la celda donde queremos introducir la función, desplegar el menú Insertar. Elegir la opción Función... O bien, hacer clic sobre el botón de la barra de fórmulas. Aparecerá el cuadro de diálogo Insertar función de la derecha. Excel 2003 nos permite buscar la función que necesitamos escribiendo una breve descripción de la función necesitada en el recuadro Buscar una función: y a continuación hacer clic sobre el botón , de esta forma no es necesario conocer cada una de las funciones que incorpora Excel ya que el nos mostrará en el cuadro de lista Seleccionar una función: las funciones que tienen que ver con la descripción escrita.  Para que la lista de funciones no sea tan extensa podemos seleccionar previamente una categoría del cuadro combinado O seleccionar una categoría:, esto hará que en el cuadro de lista sólo aparezcan las funciones de la categoría elegida y reduzca por lo tanto la lista. Si no estamos muy seguros de la categoría podemos elegir Todas. En el cuadro de lista Seleccionar una función: hay que elegir la función que deseamos haciendo clic sobre ésta. Observa como conforme seleccionamos una función, en la parte inferior nos aparecen los distintos argumentos y una breve descripción de ésta. También disponemos de un enlace Ayuda sobre esta función para obtener una descripción más completa de dicha función. A final, hacer clic sobre el botón Aceptar. Fuente Excel nos permite cambiar la apariencia de los datos de una hoja de cálculo cambiando la fuente, el tamaño, estilo y color de los datos de una celda. Para cambiar la apariencia de los datos de nuestra hoja de cálculo, podemos utilizar la barra de menús o bien la barra de herramientas, a continuación te describimos estas dos formas, en cualquiera de las dos primero deberás previamente seleccionar el rango de celdas al cual se quiere modificar el aspecto: Utilizando la barra de menús: De la barra de menús desplegar el menú Formato. Elegir la opción Celdas... Del cuadro de diálogo que se abre, Formato de celdas, haciendo clic sobre la pestaña Fuente, aparecerá la ficha de la derecha. Una vez elegidos todos los aspectos deseados, hacemos clic sobre el botón Aceptar. Conforme vamos cambiando los valores de la ficha, aparece en el recuadro Vista previa un modelo de cómo quedará nuestra selección en la celda. Esto es muy útil a la hora de elefir el formato que más se adapte a lo que queremos. A continuación pasamos a explicarte las distintas opciones de la ficha Fuente. Fuente: Se elegirá de la lista una fuente determinada, es decir, un tipo de letra. Si elegimos un tipo de letra con el identificativo delante de su nombre, nos indica que la fuente elegida es True Type, es decir, que se usará la misma fuente en la pantalla que la impresora, y que además es una fuente escalable (podemos escribir un tamaño de fuente aunque no aparezca en la lista de tamaños disponibles). Estilo: Se elegirá de la lista un estilo de escritura. No todos los estilos son disponibles con cada tipo de fuente. Los estilos posibles son: Normal, Cursiva, Negrita, Negrita Cursiva. Tamaño: Dependiendo del tipo de fuente elegido, se elegirá un tamaño u otro. Se puede elegir de la lista o bien teclearlo directamente una vez situados en el recuadro. Subrayado: Observa como la opción activa es Ninguno, haciendo clic sobre la flecha de la derecha se abrirá una lista desplegable donde tendrás que elegir un tipo de subrayado. Color: Por defecto el color activo es Automático, pero haciendo clic sobre la flecha de la derecha podrás elegir un color para la letra. Efectos: Tenemos disponibles tres efectos distintos: Tachado, Superíndice y subíndice. Para activar o desactivar uno de ellos, hacer clic sobre la casilla de verificación que se encuentra a la izquierda. Fuente normal: Si esta opción se activa, se devuelven todas las opciones de fuente que Excel2003 tiene por defecto.   En la Barra de Herramientas disponemos de unos botones que nos permiten modificar algunas de las opciones vistas anteriormente y de forma más rápida, como: En este recuadro aparece el tipo de fuente o letra de la celda en la que nos encontramos situados. Para cambiarlo, hacer clic sobre la flecha de la derecha para elegir otro tipo. Al igual que el botón de Fuente anterior, aparece el tamaño de nuestra celda, para cambiarlo puedes elegir otro desde la flecha de la derecha, o bien escribirlo directamente en el recuadro. Este botón lo utilizamos para poner o quitar la Negrita. Al hacer clic sobre éste se activa o desactiva la negrita dependiendo del estado inicial. Este botón funciona igual que el de la Negrita, pero en este caso lo utilizamos para poner o quitar la Cursiva. Este botón funciona como los dos anteriores pero para poner o quitar el Subrayado simple. Con este botón podemos elegir un color para la fuente. Debajo de la letra A aparece una línea, en nuestro caso roja, que nos indica que si hacemos clic sobre el botón cambiaremos la letra a ese color. En caso de querer otro color, hacer clic sobre la flecha de la derecha y elegirlo. Crear gráficos manualmente.   Para insertar un gráfico manualmente, debemos asegurarnos de tener disponible la barra de herramientas Gráfico. Si no la tenemos visible debemos hacerla visible accediendo al menú Ver - Barras de herramientas - Gráfico. La barra Gráfico es como la que vemos en la imagen. A continuación debemos seleccionar los datos a representar en el gráfico. Y después, hacer clic sobre la opción Tipo de gráfico de la barra de herramientas Gráfico. Seleccionamos un tipo de gráfico de la lista de gráficos disponibles. Excel creará automáticamente el gráfico y lo insertará en la hoja de cálculo con las características predeterminadas del gráfico escogido. Después podremos variar las características del gráfico a nuestro antojo como veremos más adelante. Otra forma de crear un gráfico es utilizando el asistente, esta forma permite introducir variaciones sobre las características predeterminadas de una forma muy cómoda. Reflexion: "Microsoft Office Excel tiene una gran variedad de aplicaciones de gran utilidad para realizar tareas que tengan que ver con numeros, graficos, listados, entre otras cosas. Excel es muy facil de Usar ya que todo te lo muestra mediante menus que facilitan la ejecucion de las tareas, ademas cada funcion normalmente va acompañada de una pequeña descripcion de esta, asi despeja las dudas mas comunes de los usuarios poco experimentados."

Interfaz De Excel 2003

Interfaz

	Si ha trabajado antes con un programa de Windows, ya sabe bastante sobre la ventana de  Excel. Esta tiene todas las partes normales de una ventana, como la barra de estado, barra de título, barras de desplazamiento y la barra de menú.  La ventana Excel es realmente muy parecida a lo que se vio en Word. Si usted no está familiarizado con Word, debería considerar repasar el primer proyecto de Trabajando con Palabras antes de continuar.   Qué es viejo? Qué es nuevo? Clic en la imagen de abajo de la ventana de Excel para ver que partes de la interfaz son diferentes de las de MS Word. Hacer un clic en la imagen para ver lo que es diferente Menú: nuevo ítem  Datos. Barra de herramientas Estándar:  Nuevos botones  Barra de Formato:   Nuevos botones   Barra de Fórmula   Cuerpo del Documento: todas las filas numeradas y las columnas con letras. Ventana del Documento: etiquetas abajo y nuevo juego de flechas al lado de ellas.   Faltan: El cuadro de Estilos otros botones Word   las reglas
	La Ventana Excel Por defecto, las versiones más nuevas de Excel puso cada hoja de cálculo en su propia ventana. Esta conducta se puede cambiar de la menú: Herramientas | Opciones | la ficha Ver- Mostrar: no comprueba la caja para Ventanas en la barra de tareas Términos hoja de cálculo Documento que está totalmente construido con filas y columnas. Usado para listar y analizar datos.   Para agregar a la confusión en el mundo, la gente tiende a usar la palabra spreadsheet u hoja de cálculo de dos maneras:  el archivo completo de un libro de trabajo de Excel workbook   un libro de trabajo individual   libro de trabajo  El documento básico para Excel. Sus archivos usan la extensión xls, como abreviatura de "Excel spreadsheet". Un libro de trabajo usualmente contiene varias hojas de trabajo.  hoja de trabajo Una sola hoja con datos. Una o más hojas de trabajo forman un libro de trabajo.  Piense en ellas como hojas de papel apiladas una encima de la otra, para formar el libro de trabajo.   En un libro de trabajo el máximo número de hojas dependerá de la memoria de su computadora. El libro de trabajo por defecto, puede tener hasta 255 hojas de trabajo.   Una hoja de trabajo también llamada hoja u hoja de cálculo, puede tener hasta 256 columnas y 65,536 filas con hasta 32000 caracteres a dentro de una sola celda.  Esto es suficiente para la mayoría de los propósitos!   Y significa que podría  fácilmente usar a Excel para escribir una novela en su interior. ventana libro de trabajo   Es la ventana del documento en una ventana de Excel. celda Intersección de una fila con una columna, en una hoja de trabajo. etiqueta de la hoja   Cada hoja de trabajo tiene abajo en la ventana del libro de trabajo,  una etiqueta con el nombre de la hoja de trabajo escrito en la misma.   hoja de trabajo activa   La hoja de trabajo que recibe la acción de las teclas  y comandos. Tiene una etiqueta blanca y su nombre escrito en negrita. espacio de trabajo   El espacio debajo de las barras de herramientas que despliegan sus documentos.   El libro de trabajo por defecto se llama Libro1. Contiene tres hojas de trabajo, llamadas Hoja1, Hoja2, Hoja 3. Usted querrá cambiar esta designación por algo más interesante y útil!  La Hoja de Trabajo & Barra de Fórmula  Las partes de una hoja de cálculo Términos Columnas Nombradas con letras según el patrón: A, B, C,…Z, AA, AB, AC,…AZ, BA, BB, BC,…BZ, CA,…IA, IB,…IV, que es la última columna posible. Filas   Nombradas con números desde 1 hasta 65,536. encabezados  Los botones grises en el tope de las columnas  y en el extremo izquierdo de las filas.  celdas   La intersección entre una columna y una fila   celda de referencia o referencia relativa La manera usual de referirse a una celda , usando la letra de la columna seguida por el número de la fila en que esta se encuentra, como B3 o AD345. Cuadro de Nombre  En la hoja, arriba  a la izquierda. Usado para mostrar la celda de referencia  y para dar y mostrar los nombres de las celdas.  Barra de Fórmula   Muestra los contenidos de una celda cuando es seleccionada, bien sea texto, números o una fórmula de cálculo. A veces toda la barra conteniendo el Cuadro de Nombre  y el cuadro de texto de la fórmula  es llamada la barra de Fórmula. A veces significa el cuadro de texto de la fórmula solamente.  fórmula   Parece más bien una ecuación algebraica, como en =SUMA(A4:D7) o =PROMEDIO(C3, F5, H10). La mayoría de las fórmulas usan celdas de referencia para obtener los valores con los cuales poder calcular. referencia absoluta   Cuando no se quiere que cambie la celda de referencia si las cosas se mueven, se debe usar una referencia absoluta, mediante un signo $ antes de la letra de la columna y de la fila, como en: $B$3 o $AD$345. celda activa   Tienen alrededor de ella un borde oscuro y los encabezados de las filas y  las columnas se ven en relieve, semejando botones, o son en color. Esta es la celda que recibe sus ingresos por teclado y comandos. Convierte a una celda en  activa cuando la selecciona, mediante un clic sobre la misma o moviéndose dentro de ella con teclas. La tecla TAB o las teclas de flechas son convenientes para moverse de celda en celda. entrar datos Seleccionar la celda, escribir sus datos y pulsar la tecla ENTRAR. Lo que escribió en el teclado es ahora contenido en la celda. rango   Un conjunto rectangular de celdas, al que se hace referencia usando las celdas de referencias de arriba a la izquierda o de abajo a la derecha, separadas por dos puntos como en  A1:B2 para el rango ilustrado a la derecha. La referencia absoluta para el rango sería  $A$1:$B$2. Se selecciona un rango arrastrando, por ejemplo desde la celda superior izquierda hasta la inferior a la derecha. A medida que va arrastrando el Cuadro de Nombre, muestra el número de filas y columnas que están siendo seleccionadas. Una vez que abandona el arrastre, el Cuadro de Nombre muestra la celda superior izquierda. líneas de la división Las líneas grises que forman las celdas. Por defecto ellas no son impresas.   Si quiere imprimirlas, en el diálogo de Configurar Página, tildar la casilla respectiva.  (Archivo  |  Configurar página  |  Hoja  ). Característica atractiva: Si mueve el contenido de una celda, cualquier fórmula que contenga una referencia relativa a esa celda es cambiada, para hacer juego con la nueva celda de referencia. Es una característica muy conveniente  - la mayoría de las veces.   Sobrescribiendo los contenidos de la celda: Si selecciona una celda y comienza a escribir, lo que escribe reemplazará lo que dicha celda ya contuviera! Para editar lo que ya está en la celda, hacer un doble clic en la misma. Entonces podrá usar los mismos métodos para editar que usaba en Word - teclas flecha para mover al cursor y las teclas  RETROCEDER  y  ELIMINAR para remover caracteres, etc. Esto es llamado "editar en el lugar". También puede seleccionar la celda y después hacer clic en la barra de Fórmula y editar allí. Este era el único método que tenían las antiguas hojas de cálculo para permitirle trabajar con los datos. Estos solamente se desplegaban en la celda. Se tenía que escribir en la barra de Fórmula. Complicado! Contenidos ocultos: Qué sucede con los datos en una celda, si estos abarcan más ancho que el de la misma? Los contenidos de una celda se superponen en la celda hacia la derecha si esa celda está vacía. Si no lo estuviera, lo que ve en la misma estará recortado, para entrar en el ancho de la celda. No se pierde ningún dato de la celda . Solo que no puede verlos. Las celdas A2 y B3 tienen texto abajo que se superpone con las celdas vacías hacia la derecha. Pero A3 solamente muestra lo que cabe. Compare lo que ve en la celda A3 con lo que se muestra en la barra de Fórmula Esta muestra todo el texto en la celda seleccionada. Más tarde aprenderá qué hacer acerca de esta complicada situación. Triángulos en las Esquinas de las Celdas Microsoft Excel usa pequeños triángulos en las esquinas de una celda para indicar errores en la fórmula, comentarios, u opciones de Tarjetas Inteligentes.  Cuales verá, depende de que versión de Excel esté usando. Error = Un triángulo verde en la esquina superior izquierda  Comentario = Triángulo rojo en la esquina superior derecha Haga pasar el cursor por encima de la celda y aparecerá el comentario que está incrustado. Hacer un clic derecho en la celda para que se vea un menú que incluye opciones acerca del comentario. Etiqueta inteligente = El triángulo púrpura en el derecho del fondo de la celda Ciérnase sobre la celda y el botón de Acciones aparece. Hacer un clic en la flecha para ver un menú de opciones de Etiqueta inteligente.